Soal 4 : Apa yang saudara ketahui tentang ERP (reenterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

August 1, 2010 in Uncategorized

Soal 4 : Apa yang saudara ketahui tentang ERP (reenterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Secara garis besar, ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing,logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau ERP.

ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut.

Sistem aplikasi ERP adalah salah satu sistem informasi yang tercanggih yang bisa didapatkan pada awal abad 21 ini. Untuk dapat mengadopsi teknologi ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus disediakan untuk investasi paket software ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia dan tidak terkecuali di Indonesia seperti berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan ”return” terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat. Karena ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang.

ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi. Secara implisit ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi.

Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga sistem ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, ERP sistem dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.

Implementasi ERP

Dalam implementasi ERP dibutuhkan orang-orang yang bisa menterjemahkan bahasa2 bisnis menjadi bahasa2 teknikal. Karena umumnya yang terlibat adalah orang internal perusahaan yang belum pernah melakukan hal yang sama sebelumnya, maka diperlukan konsultan. Dengan adanya konsultan plus project manager yang bekerja sama dengan orang internal perusahaan, maka scope yang sudah disetujui bersama dapat dilaksanakan dengan menggunakan metodologi yang tepat sehingga tujuan proyek dapat tercapai. Konsultan sering adalah orang yang juga mengetahui teknikal sampai detil. Disitu pun ada pembagian tugasnya, ada konsultan yang fokus pada functional, ada yang fokus pada teknikal. Pada proyek ini, software hanyalah salah satu komponen di dalam proyek. Hal lainnya yang justru paling penting adalah manusianya: user, manajernya sampai top manajemennya. Tidak heran kalau semua level perlu terlibat di dalamnya. Komunikasi antara semua level harus terjalin dengan benar dan baik. Termasuk prosedur eskalasinya, jika ada issue dan masalah.

Secara sederhana, setelah proyek dimulai, ada beberapa lapisan penting yang perlu ditangani dan ditindak-lanjuti :

1.      Infrastruktur, Mulai dari hardware, server, network, printer dan berbagai alat teknologi lainnya.

2.      Struktur organisasi: Menggambarkan bentuk organisasi setelah ERP go-live. Selalu ada perubahan yang dibutuhkan.

3.      Master data: Tanpa data yang bersih, sistem tidak akan berjalan dengan  baik. Istilahnya garbage in, garbage out.

4.      Proses bisnis: Proses yang mengikuti practice yang benar (bukan yang ngawur) yang kemudian diterjemahkan menjadi prosedur dan instruksi kerja bagi setiap staff.

5.      Report dan forms: Semua yang menyangkut print out, dokumen legal bisnis dan laporan untuk digunakan oleh manajemendalam menjalankan perusahaan.

6.      Otorisasi: Hal ini menyangkut pembagian tugas, siapa yang melakukan apa. Tidak semua orang diperbolehkan melakukan semua hal di dalam sistem.

Jika dalam operasionalnya keenam point penting itu dapat disejalankan dan diselesaikan dalam proyek implementasi plus berbagai hal yg sudah disebutkan di atas, maka besar kemungkinan proyek itu akan berhasil.

Daftar Pustaka

O’brien, J.A. 2004. Management Information System:Managing Information Technology in the Business Enterprise. 6th ed. McGraw Hill. New York. Amerika.

McLeod, Raymond, Management Information System, 7­th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.

Modul Enterprise Resource Planning (ERP), http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=19&Itemid=27

Enterprise Resource Planning, http://poetramaloe.web.id/2009/03/enterprise-resource-planning-erp-bag-1-definisi/

Review Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak, www.asephs.web.ugm.ac.id/Artikel/RPL/RPL.pdf

Heryanto, D. (2009) ERP dan Penerapannya [Online] Available  at:http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_1092/title_erp-dan-penerapannya. 

 

Skip to toolbar